El Auxiliar de Operaciones, siguiendo las instrucciones del Jefe del Departamento de transporte y logística de las mercancías, registra, verifica, controla y  reporta las actividades y fallas presentadas en las operaciones de la gestión de los servicios de tráfico, hace seguimiento a las rutas, las salidas y entradas de las mercancías, las devoluciones, la frecuencia de los servicios, reporta cualquier situación anómala que pueda presentarse durante los procesos, y prepara los informes de los procesos efectuados.

Funciones Principales del Auxiliar de Operaciones

Funciones técnicas

Registro de operaciones

Registrar las operaciones y los servicios de transporte de mercancía que se llevan a cabo por carretera, registrando las rutas, los horarios, la frecuencia, la cantidad, los vehículos, el lugar de carga y descarga, y los espacios destinados para el almacenamiento transitorio de tales mercancías.

Registro de pasajeros

Registrar la lista de pasajeros, en caso de transporte de viajeros, y los manifiestos, preparando informes de las incidencias durante los traslados.

Emisión de facturas

Emite las facturas que se originan a propósito de las ventas.

Compras

Efectúa las labores de compras, negociando con los proveedores las cantidades requeridas, precios y plazos de entrega, buscando siempre que estas condiciones,  favorezcan a la empresa. Hace seguimiento a la gestión de compras, hasta que el proveedor entregue los repuestos e insumos, según hayan sido solicitados, verifica que llegue según lo contenido en la orden de compra,  y envía los soportes al área de  administración para su procesamiento y posterior pago.

Aprovisionamiento

Coordina y controla con los proveedores, la adquisición y el aprovisionamiento de repuestos para los vehículos, según las especificaciones de cantidad y calidad, solicitadas por el Departamento de Servicios.

Registra en los sistemas dispuestos por la empresa la toma de inventario físico. Contrastando la información contable con la información física levantada y garantizando así la fidelidad de la información antes de emitir los informes correspondientes. Emite los informes relacionados con el control de los inventarios y los envía al área interesada.

Lleva el control de los archivos físicos, una vez que ya ha registrado los datos en el sistema. Manteniéndolos ordenados y accesibles para consultas.

Funciones logísticas

Según las políticas de transporte y logística de la empresa, organiza la logística de los departamentos de la empresa, conduciéndolos hacia el alcance de las metas y objetivos trazados.

Gestiona planes de servicio de transporte y operación de los almacenes.

Planificación

Planifica las rutas de forma diaria para el reparto de las mercaderías, siguiendo siempre las políticas y normas establecidas para ello.

Gestiona todos los trámites administrativos (que la documentación cumpla con los exigido por las leyes y normativas vigentes), necesarios, nacionales e internacionales, que garanticen la óptima prestación de los servicios de la empresa.

Dispone la mercancía en espacios adecuados, siguiendo las normas de orden e higiene que garanticen la integridad física y el correcto resguardo de las mismas.

Funciones de promoción, venta y posventa

Mediante la aplicación de técnicas de marketing, promociona los servicios de traslado y logística que presta la empresa.

Vende los servicios de transporte y logística que presta la empresa.

Recibe las demandas, reclamos y quejas de los clientes, los registra y lleva control de ellos, para su seguimiento, garantizando la calidad y excelencia en la prestación del servicio.

Seguridad laboral

Cumple con las normas de salud seguridad y laboral.

Hace uso correcto de los implementos de seguridad.

Es responsable de mantener siempre el orden y la limpieza en el área destinada para su trabajo.

Requerimientos para ser Auxiliar de Operaciones de transporte y logística

Para cumplir con las labores de Auxiliar de Operaciones en una empresa del sector transporte es necesario cumplir con algunos requerimientos:

Personales

Ser Dinámico.

Ser Organizado.

Tener alta capacidad para trabajar bajo presión y en ambientes con estrés.

Orientado a la excelencia en la atención al cliente.

Responsable.

Poseer habilidades sociales y comunicativas.

Habituado a trabajar en equipo, con capacidad para colaborar en otras labores relacionadas al cargo que ejerce.

Estar capacitado para solventar problemas, con agilidad y rapidez.

Paciente y calmado, para poder resolver situaciones difíciles, que pueden presentarse con los clientes, los proveedores, autoridades o con los operadores.

Técnicos

Habilidades administrativas, numéricas y financieras.

Dominio de paquetes administrativos e informáticos propios del área.

Tener capacidad para Planificar y cumplir objetivos.

Poseer conocimientos de exportación e importación, y comercio exterior en general.

Buena Redacción.

Dominar el idioma inglés.

Legales

Conocimientos actualizados de Leyes de Transito y circulación.

Conocimientos de Normativas internacionales de transporte y tránsito.

Conocimiento de vías y rutas, de fácil acceso y en mejores condiciones para la circulación de los vehículos, mediante los cuales se prestan los servicios de la empresa.

Conocimientos actualizados de las normativas vigentes, en materia de riesgos y peligros en el trabajo.

Formación

Usualmente se requiere del Auxiliar de Operaciones en una empresa de transporte y logística, que tenga una formación en las áreas de Administración, Comercio Exterior, o Transporte y Logística.

Experiencia

Y cuente con experiencia de al menos dos (2) años en cargos similares, en empresas del sector transporte.

Contratos para el Auxiliar de Operaciones

A estos profesionales, se les ofrece un Contrato Inicial a través de ETT (Empresa de Trabajo Temporal), con incorporación a la empresa en pocos meses,  o también puede ser un Contrato indefinido, esto dependerá del tipo de empresa y también del tamaño de la misma.

Jornadas  de Trabajo y Horarios

Los Auxiliares o Asistentes de Operaciones trabajan  Jornada Completa, en horario de oficina, desde las 9 a 14 y de 16 a 19, o de 9 a 18 de lunes a viernes. Con descanso de dos días continuos. En algunas empresas se trabaja por turnos.