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El Auxiliar de Operaciones, siguiendo las instrucciones del Jefe del Departamento de transporte y logística de las mercancías, registra, verifica, controla y reporta las actividades y fallas presentadas en las operaciones de la gestión de los servicios de tráfico, hace seguimiento a las rutas, las salidas y entradas de las mercancías, las devoluciones, la frecuencia de los servicios, reporta cualquier situación anómala que pueda presentarse durante los procesos, y prepara los informes de los procesos efectuados.
Funciones Principales del Auxiliar de Operaciones
Funciones técnicas
Registro de operaciones
Registrar las operaciones y los servicios de transporte de mercancía que se llevan a cabo por carretera, registrando las rutas, los horarios, la frecuencia, la cantidad, los vehículos, el lugar de carga y descarga, y los espacios destinados para el almacenamiento transitorio de tales mercancías.
Registro de pasajeros
Registrar la lista de pasajeros, en caso de transporte de viajeros, y los manifiestos, preparando informes de las incidencias durante los traslados.
Emisión de facturas
Emite las facturas que se originan a propósito de las ventas.
Compras
Efectúa las labores de compras, negociando con los proveedores las cantidades requeridas, precios y plazos de entrega, buscando siempre que estas condiciones, favorezcan a la empresa. Hace seguimiento a la gestión de compras, hasta que el proveedor entregue los repuestos e insumos, según hayan sido solicitados, verifica que llegue según lo contenido en la orden de compra, y envía los soportes al área de administración para su procesamiento y posterior pago.
Aprovisionamiento
Coordina y controla con los proveedores, la adquisición y el aprovisionamiento de repuestos para los vehículos, según las especificaciones de cantidad y calidad, solicitadas por el Departamento de Servicios.
Registra en los sistemas dispuestos por la empresa la toma de inventario físico. Contrastando la información contable con la información física levantada y garantizando así la fidelidad de la información antes de emitir los informes correspondientes. Emite los informes relacionados con el control de los inventarios y los envía al área interesada.
Lleva el control de los archivos físicos, una vez que ya ha registrado los datos en el sistema. Manteniéndolos ordenados y accesibles para consultas.
Funciones logísticas
Según las políticas de transporte y logística de la empresa, organiza la logística de los departamentos de la empresa, conduciéndolos hacia el alcance de las metas y objetivos trazados.
Gestiona planes de servicio de transporte y operación de los almacenes.
Planificación
Planifica las rutas de forma diaria para el reparto de las mercaderías, siguiendo siempre las políticas y normas establecidas para ello.
Gestiona todos los trámites administrativos (que la documentación cumpla con los exigido por las leyes y normativas vigentes), necesarios, nacionales e internacionales, que garanticen la óptima prestación de los servicios de la empresa.
Dispone la mercancía en espacios adecuados, siguiendo las normas de orden e higiene que garanticen la integridad física y el correcto resguardo de las mismas.
Funciones de promoción, venta y posventa
Mediante la aplicación de técnicas de marketing, promociona los servicios de traslado y logística que presta la empresa.
Vende los servicios de transporte y logística que presta la empresa.
Recibe las demandas, reclamos y quejas de los clientes, los registra y lleva control de ellos, para su seguimiento, garantizando la calidad y excelencia en la prestación del servicio.
Seguridad laboral
Cumple con las normas de salud seguridad y laboral.
Hace uso correcto de los implementos de seguridad.
Es responsable de mantener siempre el orden y la limpieza en el área destinada para su trabajo.
Requerimientos para ser Auxiliar de Operaciones de transporte y logística
Para cumplir con las labores de Auxiliar de Operaciones en una empresa del sector transporte es necesario cumplir con algunos requerimientos:
Personales
Ser Dinámico.
Ser Organizado.
Tener alta capacidad para trabajar bajo presión y en ambientes con estrés.
Orientado a la excelencia en la atención al cliente.
Responsable.
Poseer habilidades sociales y comunicativas.
Habituado a trabajar en equipo, con capacidad para colaborar en otras labores relacionadas al cargo que ejerce.
Estar capacitado para solventar problemas, con agilidad y rapidez.
Paciente y calmado, para poder resolver situaciones difíciles, que pueden presentarse con los clientes, los proveedores, autoridades o con los operadores.
Técnicos
Habilidades administrativas, numéricas y financieras.
Dominio de paquetes administrativos e informáticos propios del área.
Tener capacidad para Planificar y cumplir objetivos.
Poseer conocimientos de exportación e importación, y comercio exterior en general.
Buena Redacción.
Dominar el idioma inglés.
Legales
Conocimientos actualizados de Leyes de Transito y circulación.
Conocimientos de Normativas internacionales de transporte y tránsito.
Conocimiento de vías y rutas, de fácil acceso y en mejores condiciones para la circulación de los vehículos, mediante los cuales se prestan los servicios de la empresa.
Conocimientos actualizados de las normativas vigentes, en materia de riesgos y peligros en el trabajo.
Formación
Usualmente se requiere del Auxiliar de Operaciones en una empresa de transporte y logística, que tenga una formación en las áreas de Administración, Comercio Exterior, o Transporte y Logística.
Experiencia
Y cuente con experiencia de al menos dos (2) años en cargos similares, en empresas del sector transporte.
Contratos para el Auxiliar de Operaciones
A estos profesionales, se les ofrece un Contrato Inicial a través de ETT (Empresa de Trabajo Temporal), con incorporación a la empresa en pocos meses, o también puede ser un Contrato indefinido, esto dependerá del tipo de empresa y también del tamaño de la misma.
Jornadas de Trabajo y Horarios
Los Auxiliares o Asistentes de Operaciones trabajan Jornada Completa, en horario de oficina, desde las 9 a 14 y de 16 a 19, o de 9 a 18 de lunes a viernes. Con descanso de dos días continuos. En algunas empresas se trabaja por turnos.